GDPR

Personuppgiftsbehandling i Svältorna fiber


Föreningen lagrar och behandlar personuppgifter. Nedan följer en redovisning av omfattning, samt vår bedömning av risker och konsekvenser.


Omfattning – policy för personuppgiftsbehandling


Föreningen lagrar och behandlar, för interna behov endast, följande uppgifter om medlemmar: Namn, adress, telefonnummer, personnummer, e-postadresser, anslutna fastigheter, samt (i vårt ekonomisystem) uppgifter om faktureringar och betalningar.


Föreningen kan om så behövs för uppgiften tillfälligt eller permanent dela med sig av personuppgifter till underleverantörer av tjänster, t ex till ekonomifirma, så kallade personuppgiftsbiträden. Då kräver vi att ett biträdesavtal skriv på.


Uppgifter som inte längre är nödvändiga, såsom telefonnummer och e-postadresser raderas ur medlemsregistret när medlemmen avgått och behovet av kommunikation med medlemmen upphört. 

Föreningen har under uppbyggnadsfasen också ett fastighetsregister som innehåller samtliga fastigheter i området med adresser och namn för kontakt med blivande kunder.


Relevans


Namn, adress, anslutna fastigheter samt uppgifter om faktureringar och betalningar är absolut nödvändiga för verksamheten. Personnummer behövs för att säkerställa att vi fakturerar rätt personer. Telefonnummer och e-postadresser underlättar väsentligt kommunikationen. Fastighetsregistret innehåller uppgifter för markägare i vårt område som kan påverkas av ledningsdragningen.


Information till registrerade


I medlemsansökan och fastighetsanslutningsavtal finns information om vår hantering av personuppgifter.


Vi fakturerar normalt via e-post men endast där vi har e-postadress och där kunden inte uttryckt en önskan att få faktura via vanlig post.


Denna policy publiceras på vår hemsida.


Risker


Vår ekonomifirma ska skriva på ett biträdesavtal.


De underentreprenörer som t ex entreprenör för fiberblåsning, svets och installation som behöver det får tillfälligt tillgång till registret. De skall också signera biträdesavtal där man bland annat förbinder sig att radera personuppgifter efter uppdragets slut. Detta minimerar riskerna för spridning.


Medlemsregistret innehåller bl a namn, personnummer och kontaktuppgifter.


Fastighetsregistret innehåller samtliga fastigheter i området med adresser och namn för kontakter med markägare. Vid uppbyggnadstidens slut kommer onödiga personuppgifter att tas bort från detta register. 


Dessa båda register används för olika ändamål i fiberprojektet.


Informationen ligger på ”Google drive”, som kräver inloggning. Endast styrelsemedlemmar samt ekonomifirma har access till medlemsregister. Vi använder uppgifterna endast för vårt eget behov av ekonomi, nätbyggnad och kommunikation. Risker för spridning och felaktig användning bedöms liten.

 

Konsekvenser


Risker och konsekvenser bedöms som normala och acceptabla, utan någon ytterligare rutin eller begränsning.


Vid ändringar av användning och behandling av uppgifter bör alltid en förnyad bedömning göras.




Dokumentet antaget av styrelsen 2018-05-15